プロセス自動化の重要性と利点。 現在、多くの企業は依然として手動プロセスを使用していますが、これは場合によっては逆効果であり、いくつかの問題が発生します。 それらは一般的に遅いプロセスであり、ドキュメントは失われる傾向があり、プロセスはあまり効率的ではなく、あまり制御されていません。
Yoozの専門家によると、企業の経理の場合、財務部門の買掛金プロセスは、自動化によって大幅な変更と効率の向上を実現できる完璧な例です。
プロセスの自動化が重要なのはなぜですか？
まず第一に、会社の会計プロセスを自動化することの重要性は、部門にデジタルトランスフォーメーションを実装し、チームの時間を促進および最適化するための新しいテクノロジーを持つことができるという事実に基づいています。
さらに、経理部門は、手動プロセスと比較していくつかの問題を継続的に報告しています。たとえば、各ドキュメントの処理コストが高い、可視性の欠如、ドキュメントの損失、支払いのエラー、トレーサビリティの欠如、ドキュメントの偽造、管理の欠如などです。
特定の数字を見てみましょう：
紙の請求書の手動処理のコストは9.4ドルから20.8ドルの間で変動し、アーカイブのコストは3.25ドルと見積もられています。 そして、どんなエラーも非常に高価です！ レポート「Thestateof ePayables 2020」によると、請求書の提出ミスや紛失は、会社が請求書を検索するのに100ドルかかり、複製する必要がある場合はさらに高いコストがかかることになります。 さらに、他の種類の間接費があり、測定はより困難ですが、存在することがわかっており、このプロセスをさらに複雑にします。
2020年の初めに私たちが経験した監禁の後、企業は、より不確実性が高く、その活動に関する情報がほとんどない環境で前進する必要性に直面しました。 支配を取り戻すために、会社の将来を保証し、予期せぬ出来事に備えて直面できるようにすることに重点が置かれました。 これは、手動プロセスが時代遅れであり、特に経理部門に今日存在する可視性、効率性、敏捷性のニーズに適応していないことを示しています。
今こそ、企業に自動化テクノロジーを採用して、より良いサービスを確保し、取り組みをより重要なタスクにリダイレクトし、競争上の優位性を実現するときです。
しかし、自動化された買掛金プロセスの利点は何ですか？
- 会社の生産性の向上：買掛金の自動化により、プロセスの固定費を削減し、生産性を迅速に向上させることができます。 自動化により、ドキュメントの入力、アーカイブ、検索などの操作や面倒なタスクの時間を節約できます。このようにして、プロセス全体が加速され、生産性が向上します。
- 交渉の可視性：私たちが住んでいるこの不確実な環境では、会社は常に財務状況を把握し、すべてのプロセスのリアルタイム情報にアクセスできる必要があります。 買掛金の自動化により、この一定の最新の可視性が提供されます。 このように、データへの即時アクセスにより、情報がリアルタイムで利用できるため、より優れた戦略的意思決定が可能になります。
- 24時間年中無休の可用性：社内で自動化されたプロセスを使用すると、効率と生産性を損なうことなく、リモートでアクティビティを続行できます。 いつでもどこからでも品質情報やデータにアクセスできます。 監禁は、自動化がいかに重要であるかを示す完璧な例でした。 このような制度を持っていた人たちは、自宅で仕事を続けることができました。
- より多くのセキュリティ：すべての企業、特に小規模な企業は、予期しないイベントに対するセキュリティを強化するために、内部プロセスを適切に管理する必要があります。 買掛金の自動化により、請求書の入力および支払い時に、情報が提供され、ドキュメントの損失が防止され、データ入力エラーが減少します。
- 遅延と訴訟が少ない：Automated Accounts Payableを使用すると、サプライヤの管理とサプライヤとの質の高い関係の構築が容易になります。 このように、チームは支払いの問題のトラブルシューティングや不足しているドキュメントの検索などに何時間も費やしません。会計士の時間の41％がベンダーの電話の処理に費やされ、31％のケースで支払いが遅れると推定されます。 買掛金の自動化により、支払い遅延やその他のエラーのリスクを大幅に減らすことができます。
- 会社の経営の質の向上：自動化のおかげで、関連情報（パフォーマンス指標）にアクセスできるため、プロセス全体と人的資源をすべてリアルタイムでより適切に管理および制御できます。 さらに、プロセスに関するあらゆる種類の情報と統計データが取得されるため、競合他社よりも競争上の優位性が得られ、より付加価値の高いタスク、より優れた顧客サービス、および製品提供への集中により多くの時間を費やすことができます。
- 詐欺に終止符を打つ：企業が直面するすべてのリスクの中で、ドキュメント詐欺が最も頻繁に発生します。 2018年、会社Euler Hermesによると、企業の70％が文書詐欺の試みの犠牲者でした。 そして、これらのタイプの問題もコストがかかります。 買掛金の自動化により、ソフトウェアを介してプロセス全体の品質管理を強化し、ドキュメントの異常を検出できます。 このように、文書詐欺の試みを減らすための彼の操作を確実にすることは、CFOの武器になります。